In deze leesreeks maak je als kandidaat-gebruiker van software voor vastgoedbeheer kennis met de verschillende types oplossingen die je kan vinden om jouw vastgoed te beheren en de belangrijkste criteria om de oplossing te kiezen die het best bij jouw behoeften aansluit.
De vastgoedsoftware die je kan vinden op het internet of in de diverse app stores behoren tot vier categorieën:
- doe-het-zelf tools,
- desktop tools,
- online web, en
- app
In deze post bekijken we de belangrijkste criteria om software oplossingen met elkaar te vergelijken.
Groeimogelijkheden
Software gebruik je niet zomaar. In het geval van vastgoed, ga je er vastgoed in al zijn aspecten mee beheren: eigendommen, huurders, het onderhoud. Dat is de essentie van elke software. Software is een ondersteuning van iets wat je doet en waarvan je informatie moet bijhouden voor latere transacties, bijvoorbeeld een huurcontract registreren om later op een correcte manier de huur te kunnen innen.
Voor elk onderwerp waarvoor er software bestaat, is er een gelijkaardig verloop.
Aanvankelijk start alles eenvoudig. Je hebt maar een paar gegevens nodig, lijstjes zijn kort, er is nog geen wetgeving. Alles is zo klein dat je zelfs de telefoonnummers van de huurders nog kan onthouden, of de vervaldagen van de contracten.
Vervolgens zijn er interne en externe groeimotoren. De interne zijn een gevolg van de eigen ambities. Je hebt meer eigendommen, je gaat ook eigendommen van anderen beheren waardoor er ontzettend veel transacties bijkomen. De externe gebeuren in de omgeving. Er komen wettelijke, sociale of gezondsheidsverplichtingen of je moet allerlei documenten en verslagen bijhouden.
De keuze van een vastgoed software vereist een evaluatie van het groeipotentieel dat je nodig zal hebben. Heeft de vastgoed software de mogelijkheden om eenvoudig mee te groeien met de ambities of zijn er beperkingen in aantallen eigendommen, huurders enzovoort? En heeft de software een goede ondersteuning zodat de opgelegde regelgeving vlot in nieuwe software versies beschikbaar komt?
Gebruikszekerheid
Gebruikszekerheid wordt snel vergeten, omdat recente software doorgaans perfect en foutarm werkt. Denk eraan dat geen enkele software zonder fouten is.
Te vaak gaat een gebruiker uit van een aantal veronderstellingen over uptime, snelheid en data back-ups.
Dat een toepassing permanent beschikbaar is zoals de elektriciteit in het stopcontact en het water uit de kraan. Tot je de toepassing start, een website oproept, gegevens wil bewaren en een wit scherm krijgt. Dat de toepassing snel reageert op elke klik van de muis, en dat de klok rond. Dat je gegevens terug kan oproepen als ze per ongeluk verwijderd werden.
Vastgoed software heeft een hoge gebruikszekerheid nodig zodat je op elk moment alle informatie over zowel huurders als eigendommen kan opvragen en bewerken.
Plaatsonafhankelijk
De beschikbaarheid van draadloze en vooral kleine toestellen heeft de gebruikservaring totaal gewijzigd.
Een smartphone, een laptop of tablet heeft een gewicht, afmetingen en batterijduur die je de mogelijkheid geven om op elke plaats en tijdstip te gebruiken, in de kantooromgeving, thuis, op vakantie, onderweg. De beschikbaarheid van een verbinding via WiFi of het GSM netwerk brengen informatie en data nagenoeg op elke plek.
In deze mobiele en geconnecteerde omgeving bepaalt de vastgoed software de grenzen van de mogelijkheden. Als de vastgoed software geïnstalleerd moet worden, kan je geen andere PC of laptop gebruiken. Als je speciale plug-ins in een browser nodig hebt, kan je geen andere browser, PC of smartphone gebruiken. Als de gegevens op het toestel bewaard worden, kan je ze niet op een andere PC of smartphone oproepen.
Automatiseringsniveau
Software in het algemeen heeft verschillende automatiseringsniveaus: startend met software waar je gegevens kan opslaan en terug opvragen maar waar je elke bewerking zelf moet doen, tot software die autonoom regels toepast op gegevens en de gebruiker daardoor veel werk en zorgen uit handen neemt.
In zelfgemaakte of basissoftware voor vastgoed kan je ook eigendommen, huurders of contractinformatie bewaren. Helaas zal je zelf elke maand manueel betalingen moeten verwerken, zelf de controles doen voor indexering, het correcte emailadres kopiëren naar de mailtoepassing om een bericht te sturen, enzovoort.
Meer geavanceerde vastgoed software bewaart dezelfde informatie in een databank waardoor informatie vanuit verschillende standpunten beschikbaar komt, en bijgewerkt kan worden met datakoppelingen. Een databank houdt gegevens consequenter bij door controles op de ingevoerde gegevens zoals op datumvelden of met keuzelijsten. Die gegevens kunnen ook op verschillende manier aangevuld worden: via een manuele actie in een invoerscherm, of automatisch met een datakoppeling.
Geavanceerde vastgoed software bewaart de gegevens in een databank met volledige controle op alle gegevensvelden en heeft datakoppelingen met bijvoorbeeld bank software of de betalingen snel en waar mogelijk automatisch te verwerken.
Pull/push informatie
Gegevens zijn leuk, maar het is informatie die we nodig hebben. Informatie ontstaat als je gegevens samenvoegt. Je hebt een huurcontract, je hebt geen betaling. Breng beiden gegevens samen en je hebt achterstallige huur.
Pull – trekken in het Engels – betekent dat de gebruiker zelf op zoek moet naar informatie in de software. Push – duwen – is de werking waarbij de software de aandacht van de gebruiker vraagt. Dit kan gebeuren in een dashboard of met een indicator, zoals zovele apps on duidelijk maken met een blauw of rood bolletje met wit cijfer.
Zo, op dit moment ken je de verschillende types vastgoedbeheer software en de belangrijkste criteria. In een volgende post bekijken we hoe elk criterium doorweegt in een type.
Hou onze feeds Linkedin.com/company/realspot en Facebook.com/realspotapp in het oog. Je kan vorige edities ook altijd bekijken op onze communitypagina’s op realspot.eu/web/community.