Wat versterkt of verzwakt de kracht van vastgoedsoftware? (Leesreeks 2020-4/5)

>Wat versterkt of verzwakt de kracht van vastgoedsoftware? (Leesreeks 2020-4/5)

In deze leesreeks maak je als kandidaat-gebruiker van software voor vastgoedbeheer kennis met de verschillende types oplossingen die je kan vinden om jouw vastgoed te beheren en de belangrijkste criteria om de oplossing te kiezen die het best bij jouw behoeften aansluit.

De vastgoedsoftware die je kan vinden op het internet of in de diverse app stores behoren tot vier categorieën:

    • doe-het-zelf tools,
    • desktop tools,
    • online web, en
    • app

Als gebruiker neem je een aantal criteria in overweging bij jouw keuze. Dit zijn de belangrijkste vragen die elke gebruiker zich moet stellen om een keuze te maken die aansluit bij zijn noden en behoeften:

    • Wat zijn de mogelijkheden als ik groei in aantal panden, aantal huurders?
    • Ben ik zeker dat mijn gegevens altijd beschikbaar zijn?
    • Wil ik mijn informatie overal kunnen consulteren en bewerken?
    • Moet ik veel informatie zelf verwerken of wil ik liever dat alles zo automatisch mogelijk loopt?
    • Word ik attent gemaakt op gebeurtenissen die opvolging vereisen?

In deze post (Deel 4/5) lees je hoe de kenmerken een vastgoedsoftware van een bepaald type versterken of net verzwakken. Herlees de vorige posts om helemaal mee te zijn:

Spreadsheet (MS Excel, Google Sheets)

Groeimogelijkheden

  • Aangezien de spreadsheet zelf ontwikkeld is, hangt de groei volledig af van de kennis en ervaring en de wil van de ontwikkelaar om de interne en externe groeimotoren in de spreadsheet te realiseren.
Gebruikszekerheid

Indien een lokaal bestand


Indien bestand in de cloud

  • De gebruikszekerheid is sterk afhankelijk van de PC kennis van de gebruiker: loopt de PC soepel, werkt Excel snel genoeg.
  • Wanneer het bestand op OneDrive of Google Drive staat, zorgen deze gedeelde drives voor back-ups waardoor de informatie doorgaans al veiliger wegstaat.
Plaatsonafhankelijk


Enkel voor bestanden in de cloud

  • Spreadsheets zijn documenten van een toepassing. In het geval van MS Excel is dat een Excel document, voor Google Sheets een online document in Google Drive.
  • Met OneDrive of Google Drive kan je dat document op diverse plaatsen bekijken, zelfs delen met derden. Dan werk je onafhankelijk van plaats.
Automatiseringsniveau

  • Het automatiseringsniveau is beperkt tot de mogelijkheden van een spreadsheet met rijen en kolommen, eventueel meerdere bladen, links of rechts een formule of een kleurtje.
  • Een spreadsheet blijft beperkt tot het zicht dat de ontwikkelaar erin stopt: eerst eigendommen, dan huurders of eerst huurders dan eigendommen maar niet allebei.
  • Voor online spreadsheets die gedeeld zijn, is grote aandacht nodig dat alle gebruikers de gegevens correct en in hetzelfde formaat ingeven en beheren. Iedereen moet dezelfde regels volgen, zoniet vervuilt de data.
  • Een spreadsheet is ook maar beveiligd tot op bestandsniveau. Wil je anderen toegang geven, zullen zij alle gegevens kunnen opvragen, inclusief de huur, de persoonlijke gegevens van huurders enzovoort.
Pull/Push Informatie

Pull

  • Spreadsheets zijn eenwegs: als gebruiker open je de toepassing en je gaat op zoek naar de gegevens. Er zijn filters beschikbaar die het eenvoudiger maken de tabel te doorzoeken, maar geen enkel signaal om je verwittigen dat er onbetaalde huur is of incidenten openstaan.

Desktop tool

Groeimogelijkheden

  • Wat betreft de functionaliteit zijn de groeimogelijkheden voor desktop en online tools nagenoeg gelijk.
  • Wat betreft koppelingen hebben desktop tools een nadeel omdat de technologie om koppelingen te bouwen gebaseerd is op internet technologie die moeilijker te koppelen is aan software voor de desktop.
  • Voor vastgoed software in de vorm van een desktop tool is het groeipotentieel vooral afhankelijk van de ontwikkelploeg en de kennis van de aanbieder over de uitdagingen en moeilijkheden van het vastgoedbeheer.
Gebruikszekerheid

Opletten voor lokale bestanden

  • De gebruikszekerheid is net zoals bij de spreadsheets afhankelijk van de installatie. Een echte lokale installatie op de schijf van laptop of desktop heeft een hoge foutgraad en is absoluut af te raden.
  • Minstens voor de configuratie en de databank is een locatie met backup zoals bijvoorbeeld Dropbox aan te raden zodat er permanent back-ups beschikbaar wanneer de laptop of desktop faalt.
Plaatsonafhankelijk

  • Een Desktop tool is veruit de meest plaatsafhankelijke vastgoed software. De installatie is op een specifiek laptop of desktop toestel.
  • De verplaatsing van de laptop zorgt voor de onafhankelijk van plaats.
Automatiseringsniveau

  • Het automatiseringsniveau is afhankelijk van de aanpak van de software ontwikkelaars.
  • Met database software zoals MySQL en de windows scheduler die automatisch taken kan starten en stoppen, is een heleboel mogelijk.
  • Het niveau hangt ook erg samen met de beschikbare koppelingen. Voor vastgoed beheer zijn de bankkoppelingen belangrijk, zeker bij het beheer van grote aantallen eigendommen en units. Boekhoudkoppelingen kunnen ook nuttig zijn.
Pull/Push Informatie

Rijke pull mogelijkheden, beperkte push

  • Een desktop tool is veel rijker dan een spreadsheet door het gebruik van een databank. De beschikbare informatie die je kan opzoeken is daardoor veel groter. De manier om informatie op te vragen is ook diverser en mogelijk vanuit verschillende invalshoeken.
  • In een desktop tool zal je verschillende modules vinden zodat je de eigendommen kan opvragen en vervolgens de contracten, maar ook omgekeerd de contractenlijst opvragen en vervolgens de bijhorende eigendommen vinden.
  • Een desktop tool heeft een dashboard nodig om informatie samen te brengen die aandacht vraagt. Uitzonderlijk kan er push gebeuren via het windows console.

Online tools

Groeimogelijkheden

Mits uitgewerkt in een open online architectuur

  • Het groeipotentieel hangt net zoals bij de desktop tool samen met de kennis en ervaring van het ontwikkelteam.
  • Bij online tools is er wel een extra boost door de openheid en toegankelijkheid die online tools naar elkaar hebben. Voor vastgoed beheer is de bankkoppeling de bekendste koppeling.
Gebruikszekerheid

Mits de juiste keuze van het datacenter

  • De gebruikszekerheid hangt samen met hostingoplossing waar de online tool draait.
  • Professionele tools gebruiken de best ingerichte datacentra. Zo’n datacentrum voorziet ontdubbeling voor zowel de servers, het netwerk als alle andere componenten zoals beveiligingsfirewalls.
  • De ingebouwde back-ups garanderen ook dat data niet verloren gaat wanneer een harddisk faalt.
Plaatsonafhankelijk

Mits internet beschikbaar.

  • Een online tool is door de wijde verspreiding van browsers op ongeveer elk toestel te consulteren. De online tool moet dan wel responsive zijn, maw zich visueel kunnen aanpassen aan de beschikbare schermgrootte.
  • Online betekent zoveel als “op het internet”. Op elke plaats en elk moment dat internet beschikbaar is, is de online tool dat ook. Dat is tegelijk ook de grote zwakte van een online tool. Geen internet, geen verbinding, geen informatie.
Automatiseringsniveau

Mits de juiste hosting

  • Wat de sterkte voor doorgedreven automatisering is van een desktop tool, is de mogelijke zwakte van een online tool. Online tools hebben een hosting nodig met geavanceerde scheduler mogelijkheden om automatische processen te laten lopen. Een geautomatiseerd proces voor de indexering van de huurprijs bijvoorbeeld, is eenvoudiger te realiseren in een desktop tool dan in een online tool.
  • Online tools zijn door hun natuur dan weer eenvoudig te koppelen met andere online tools die nuttige informatie kunnen aanleveren. Voor het vastgoed beheer zijn dat zeker de online tools met bankgegevens.
Pull/Push Informatie

Rijke pull mogelijkheden, beperkte push

  • Wat betreft Pull/Push positioneert de online tool zich tussen desktop tools en apps.
  • Een online tool bereikt niet de push interactie van een app. Een webtool kan op een smartphone heel moeilijk uit de browser breken om messages of alerts te versturen. De realisatie van een dashboard is dan weer wel eenvoudiger dan met een desktop tool omdat er een grotere ontwerp- en designvrijheid is voor een webpagina dan voor een desktop standaard windows scherm.
  • De online tool is net zoals de desktop tool uitgebreider wat betreft bewaarde gegevens. De combinatie tussen de onderliggende databank en de vrijheid van interface maakt de informatie mits aandacht voor gebruiksvriendelijk heel toegankelijk.

App

Groeimogelijkheden

  • Een app is geschikt voor heel interactieve mono-functionaliteit. Dat wil zeggen dat er maar 1 thema is waarover de app informatie aanbiedt. Een app heeft daarom ook geen menukiezer met de verschillende thema’s waarover gegevens beschikbaar zijn. Neem als voorbeeld een Huurcontracten App. Deze app zou alle huurcontracten bevatten en alle informatie daarover heel toegankelijk maken, een signaal sturen als het contract zal verlopen. Voor financiële transacties zal je een andere app moeten gebruiken. Voor incidenten en onderhoud nog een andere. Niet vergeten dat elke app zijn eigen gegevensbestandje heeft. Dat wil dan weer zeggen dat huurdersinformatie ontdubbeld is in elke app wat weer fouten met zich kan meebrengen.
  • De groeimogelijkheden met een app zijn door de beperkingen van het scherm en de eenvoud die een app moet hebben om een gebruiker zonder handleiding of opleiding aan de slag te krijgen heel beperkt.
Gebruikszekerheid

  • De gebruikszekerheid van een app is het hoogst van alle types. Enerzijds omdat er weinig fouten in de software kunnen sluipen door de beperkte functionaliteiten, anderzijds door de controles die de App Stores toepassen op de apps in deze winkels.
Plaatsonafhankelijk

In locatie, wel altijd op hetzelfde toestel

  • De App is plaatsonafhankelijk omdat hij meereist met een smartphone.
  • De App en de bijhorende data staat wel alleen op dat toestel. Het vereist een installatie zoals een desktop tool en kan daarom alleen op die smartphone bekeken worden.
Automatiseringsniveau

  • Een App draait op een smartphone, die zelf batterijen verbruikt. Om het gebruiksduur langer te maken, zal de smartphone automatische gegevensverwerking proberen te beperken, voor de batterij en voor het (dure) internet dataverbruik.
  • Om deze redenen zijn alle apps zeer zuinig met verwerking zonder aandacht van de gebruiker, wat impliceert dat het automatiseringsniveau laag is. Geen aandacht, geen verwerking terwijl dat net hetgene is dat een vastgoed beheer van zijn vastgoed software wenst: de opvolging van huur en contracten met beperkte aandacht.
Pull/Push Informatie

Push, beperkte pull

  • Een App is de push oplossing bij uitstek, eerder teveel dan te weinig bij veel apps.
  • Daartegenover staan de beperktere overzichten die een app biedt. Het aantal gegevens is immers beperkt door de aard van de app om mono-functionaliteit te tonen, en anderzijds door de beschikbare schermgrootte.

 

Hiermee heb je een overzicht de elementen die de kracht van een type versterken of net verzwakken.

In de laatste editie van deze reeks bekijken we welk type het best bij welk type vastgoedbeheer past. Hou onze feeds Linkedin.com/company/realspot en Facebook.com/realspotapp in het oog. Je kan vorige edities ook altijd bekijken op onze communitypagina’s op realspot.eu/web/community.

2020-07-29T10:19:11+01:00 juli 28th, 2020|