Administratiearm beheren

>Administratiearm beheren
Administratiearm beheren 2019-06-21T11:45:20+00:00

Als kleine eigenaar of liefhebber die met graagte en liefde zijn eigen vastgoedportefeuille beheert, heb je meestal nog andere zaken te regelen waardoor de verhuuradministratie al eens weggedrukt raakt door andere prioriteiten.

De beste keuze is administratiearm verhuren = verhuren met minimale inspanning voor een maximaal resultaat.

Routine leggen door systematisch te werken en waar mogelijk te automatiseren, zorgt voor:

  • Beperkte administratietijd
  • Volledig inzicht in de huidige status van jouw portefeuille

Maandelijkse kalender

Realspot ondersteunt de maandelijkse kalender van het opvragen van huurgelden tot de registratie en actualisering van contracten voor de nieuwe maand, met daartussen de opvolging van de betalingen en de regelmatige afrekening, het opvolgen van het onderhoud aan het patrimonium of afsluiting en ondertekening van nieuwe contracten.

De kalender werkt met 4 periodes van 1 week, in de enkele maanden met een 5e week kan je een weekje rust nemen.

Deze periodes zijn:

  • Week 4 – Opvragen van de huurgelden, eventueel kostvoorschotten
  • Week 1 – Controleren van de betalingen
  • Week 2 – Plannen van het onderhoud, nakijken van openstaande incidenten
  • Week 3 – Beheren van de contractvoorwaarden, indexering, huurdersinformatie

Af en toe komen daar nog andere werkzaamheden bij zoals:

  • Inboeken van onderhoudsfacturen
  • De Jaarlijkse afrekening waarbij kostvoorschotten afgerekend worden tegen werkelijk gemaakte kosten

 

Wat doet realspot?

Week Kalenderactie Ondersteuning door realspot
4 Opvragen van de huurgelden, eventueel kostvoorschotten
  • Up to date informatie over huurders in contactfiches
  • Automatische e-mails

1 Controleren van de betalingen
  • Werken met gestructureerde mededeling per contract (OGM)
  • Bijhouden van rekeningnummers per huurder
  • Inladen CODA bestanden en automatische alloceren en boeken (of manueel per unit of in groep)

2 Plannen van het onderhoud, nakijken van openstaande incidenten
  • Bijhouden van aannemers en dienstverleners met eigen contactfiches
  • Opvolgen van incidenten
  • Plannen van onderhoudswerken
  • Registreren van onderhoudsfacturen, per unit of over de gemene delen voor correcte jaarlijkse afrekening

3 Beheren van de contractvoorwaarden, indexering, huurdersinformatie
  • Contracteninformatie up to date houden, scan/foto bewaren van elk contract in een shared folder
  • Automatische indexering
  • Bijhouden financiële gegevens voor een correcte en automatische Jaarlijke afrekening volgens quotiteit, betaalde voorschotten