Het dashboard

Het dashboard is de thuispagina van de toepassing. Het toont een overzicht van de acties die aandacht verdienen zoals een contract dat nog ondertekend moet worden, onbetaalde huur, of werkzaamheden die achterstand oplopen.

Van hieruit kan je direct doorlinken naar het contract, de werkbon enzovoort die alle details bevat.

Eigendommen

Deze module bevat alle basisinformatie over de beheerde eigendommen en de opdeling in units. Voor elk eigendom heb je ook de link naar de nuttige contacten en documenten, de openstaande incidenten of het gepland onderhoud.

In één oogopslag zie je ook welke units onder contract zijn, en welke vrij.

Contracten

Met een eenvoudige actie maak je een contract aan. Hiermee registreer je dat je een contract hebt gemaakt tussen huurders en verhuurders. Het platform vraagt wel om de ondertekening apart te registreren. Hier moet je dan ofwel een bestand opladen met de scan van het contract of kan je een foto bewaren van het ondertekende contract. Zo heb je steeds de officiële bevestiging digitaal bij.

De basisgegevens zoals huurprijs, kostenvoorschot, distributiepercentage en OGM registreer je voor de goede werking van de overige modules. De app verhindert natuurlijk meerdere actieve contracten op hetzelfde moment en volgt de vervaldag op indien het van beperkte duur is.

De contractdatum geldt als referentie voor het indexcijfer. De app zal de verjaardag van het contract opvolgen en de huur automatisch en correct indexeren.

Je kan voor elk contract ook de laatste betalingen opvolgen, zowel van de waarborg, de huur als eventueel het kostenvoorschot.
Afgelopen contracten komen in een archief en zijn steeds opnieuw te consulteren.

Contacten

Voor personen en bedrijven die belangrijk zijn, bewaar je contactfiches. Op deze fiche staan alle gegevens vermeld die nodig zijn voor het correcte beheer van de huurcontracten, de incidenten en de werkzaamheden.

Onderhoud

Regelmatig onderhoud en verhelpen van defecten of wegwerken van schade garanderen het lange leven en dus de waarde van een eigendom.

In de onderhoudsmodule registreer je de aannemers en geplande werkzaamheden voor het wegwerken van defecten of het uitvoeren van allerlei werkzaamheden.

De facturen voor verbeteringswerken of werken op maat voor een specifieke unit registreer je in de toepassing. Deze facturen zullen bij de afrekening aan het einde van de verrekenperiode meegeteld worden om te bepalen of een huurder moet bijbetalen, dan wel te veel voorschot betaald heeft.

Incidenten

Alle defecten of gebeurtenissen die zich voordoen in een eigendom of unit lijst je op in een incidentenlijst (in een toekomstige versie kunnen huurders van actieve contracten ook incidenten registreren).

Herstellingswerken kan je eenvoudig aan een gebeurtenis koppelen. Bij uitvoering worden beiden gesloten.

Bestanden bewaren

Voor elke Unit heb je een shared folder waarin alle nuttige documenten verzameld blijven zoals ondertekende contracten, foto’s van schade, enzovoort.

Financieel

Met de financiële module kan je de inning van huurgelden, voorschotten en waarborgen opvolgen. De toepassing toont je visueel waar er achterstallen zijn zodat je kort kan opvolgen.

Verder kan je facturen registreren van het onderhoud of andere werkzaamheden. Aan het einde van de verrekenperiode (jaarlijks bijvoorbeeld) berekent de toepassing of een unit teveel dan wel te weinig voorschotten heeft betaald volgens de werkelijke kosten en vraagt dan overeenkomstig bedragen op.

De rapporten in de toepassing zowel als in pdf tonen je op elk moment een overzicht. De pdf-bestanden zijn ook beschikbaar in de Shared Folders en kan je afdrukken als bewijsoverzicht voor de huurders.