De handleidingen geven een algemeen overzicht van de werking van de toepassing. Bekijk de spiekbladen voor het overzicht van de exacte stappen die je moet volgen om een actie uit te voeren.
Snel starten met een rekenblad in Excel dat je bewaart als CSV en oplaadt
Vele gegevens over jouw vastgoed heb je beschikbaar in Excel bladen die in tabelvorm overzichten geven. Misschien gebruik je ook nog toepassingen, daaruit kan je ook een export naar een Excelbestand maken.
- Download het bestand rsQuickstart.zip Hierin vind je het lege bestand en enkele voorbeeldbestanden.
- Vul het bestand rsUpload.xlsx op met jouw gegevens
- Bewaar het als een CSV (comma separated values) bestand met ; (punt komma) als scheidingsteken
- Laad het op in de wizard in de module Properties
Dan heb je in 1 beweging volgende informatie in de toepassing geladen: Eigendommen, Units, Contacten, en Contracten.
Opgelet! Deze upload is enkel mogelijk wanneer je geen enkele eigendom of unit hebt aangemaakt.
Patrimonium documenteren en beheren
De goede werking van realspot begint met complete en juiste instellingen over de eigendommen en units in beheer.
De hoofdgebruiker van realspot is de Property Manager (PrM), dit kan eventueel de eigenaar zijn maar dit is niet noodzakelijk.
De Property Manager registreert volgende basiselementen:
- De eigendommen en de units. Een unit is een gedeelte van een eigendom in beheer. Hiervan zijn er verschillende types: huis, appartement, garage, enzovoort
- De contacten. Dit zijn personen – individuen of bedrijven – die een band hebben met de eigendommen. Het zijn huurders, eigenaars, aannemers, dienstverleners, enzovoort
Verhuren en afrekenen
De exploitatie van het patrimonium met minimale administratieve last staat centraal. realspot houdt een lijst bij van bedragen die betaald moeten worden, en een lijst met de bedragen die betaald zijn. Vervolgens maakt realspot een afrekening per periode.
De Property Manager zal:
- Contract opstellen. Een contract zijn de afspraken tussen eigenaar/verhuurder en de huurder.
- Het opvragen van bedragen. Dit is evident de huur, maar ook kostvoorschotten voor algemene lasten, specifieke voorschotten voor lasten eigen aan de unit of de huurwaarborg.
- Het registreren van betalingen. In de huidige versie zal de Property Manager aanduiden welke bedragen voldaan zijn.
- Afrekenen. Aan het einde van de afrekenperiode stelt de app een overzicht samen van te betalen en betaalde bedragen en maakt de afrekening. Het bedrag wordt opgevraagd of verrekend met de volgende afrekenperiode.
Dagelijks opvolgen en reageren
De Property Manager zal realspot frequent consulteren voor de opvolging van:
- Incidenten. Dit zijn gebeurtenissen die een gemeld zijn zoals schade en die een kortetermijnoplossing vragen.
- Onderhoud. Dit zijn geplande werkzaamheden voor verbetering of instandhouding van het patrimonium. Werken krijgen een planning die opvolging vereist.
Het realspot Dashboard, dit is de homepage, verzamelt alle informatie op één pagina, klaar voor regelmatige controle in één oogopslag. Het Dashboard toont:
- Nieuwe incidenten
- Gepland en achterstallig werk
- Te tekenen contracten
- Achterstallige betalingen